El mercadeo transmedia, todo lo que necesitas saber
Ya sea el aniversario de la empresa, la condecoración de algún personaje, o el lanzamiento de un nuevo producto, en algún momento nos encontramos con el reto de realizar un evento, en el que está en juego la imagen y el nombre de nuestra organización así que saber organizar eventos es crucial. Aunque no existe una fórmula establecida que nos indique la manera correcta o incorrecta de hacerlo, queremos darte algunos lineamientos, que aunque puedan parecer obvios, muchas veces se pasan por alto, estropeando la posibilidad de realizar eventos de forma exitosa:
Definir el lugar
Teniendo en cuenta los objetivos del evento y el número de asistentes que esperamos tener debemos seleccionar el sitio más apropiado, considerando las condiciones de ruido, iluminación y facilidades locativas. Por ejemplo si vamos a incluir exposiciones que incluyan proyección de vídeo debemos tener presente que el salón tenga la posibilidad de disminuir la luz y también verificar que la acústica sea la adecuada. Si es un evento de todo un día hay que pensar en espacios óptimos para la alimentación.
Definir la fecha
Un error común que se comete a la hora de programar un evento es tener presente solo la disponibilidad de los invitados centrales y olvidarse de verificar que para la misma fecha y hora no se vayan a realizar otras actividades que pueden acaparar la atención de los invitados, como por ejemplo la final de un campeonato importante de fútbol o algún otro evento de interés general. No querrás ver la mitad de tu auditorio vacío y saber que al mismo tiempo te estás perdiendo el partido más importante de tu equipo favorito.
Establecer necesidades logísticas
Dependiendo de las actividades planeadas debemos prever los recursos técnicos, tecnológicos y humanos que vamos a necesitar. Si hay expositores necesitaremos computador, micrófonos, tableros, proyectores, y amplificación de sonido en caso de que la presentación incluya audio o video. Si es un evento oficial deberá contar con banderas e himnos, si es algo más festivo debemos pensar en espacios para el esparcimiento. También hay que pensar en la decoración del espacio con elementos como pendones, arreglos florales, globos, etc. Si se trata de eventos masivos debemos tener presente necesidad de contar con personal para el control de acceso y para la atención y prevención de emergencias, también es posible que se requieran ciertos permisos por parte de las autoridades.
No querrás dejar pasar una actividad tan importante sin contar con un registro en video y fotografía que sirva como recuerdo o como evidencia y que puedas luego compartir con otras personas a través de las redes sociales u otros medios con los que cuente la empresa. Es recomendable hacer una lista de chequeo en la que se incluya cada una de las necesidades y verificarla antes del evento para que no se nos olvide nada.
Revisar la base de datos de los posibles invitados.
Nada peor que dejar por fuera a personas que esperaban ser invitados pero que por alguna razón se nos pasaron por alto. Por eso es importante contar con alguien que se dedique a verificar y actualizar los listados de invitados, que además se cerciore de que los datos de contacto son correctos.
Invitar y confirmar.
Ya sea a través de invitaciones físicas o por medio de correos electrónicos es importante notificar sobre el evento con mínimo 15 días de antelación y de ser posible confirmar con los invitados que efectivamente hayan recibido nuestro mensaje. Se recomienda contactar a los invitados dos días antes para confirmar su asistencia.
Reuniones previas y posteriores.
Antes del evento es necesario programar algunas reuniones con las personas encargadas de la organización con el fin de asignar tareas y verificar su avance de acuerdo con lo planeado. Una vez terminado el evento se debe programar mínimo una reunión más con el fin de hacer una evaluación que permita medir el impacto de la actividad y prevenir errores para futuras ocasiones.